C’est un fait. Nous vivons désormais dans un monde où chaque nouveau jour, nous inondent toujours plus d’informations. Les e-mails ne dérogent pas à ce constat.
Et c’est aussi vrai dans le cadre personnel que professionnel.
Certains de mes collègues sont en poste que depuis quelques années et la taille de leur boite mail approche déjà les 50 Go. Sérieusement ?
Beaucoup me diront « oui, mais c’est important de garder des échanges d’il y a 5 ou 10 ans, parce qu’on sait jamais … »
Alors, d’une part je doute qu’au-delà d’un certain laps de temps, il soit utile de garder des échanges et d’autre part, il n’est pas obligatoire de garder TOUT l’échange. Le dernier e-mail suffit, puisqu’en théorie il contient déjà l’ensemble de l’échange. Bref.
Il est vraiment temps de reprendre le contrôle de sa boite mail pour continuer de se simplifier la vie.
Trier ses e-mails, aussi bon pour soi …
Continuons sur le cas de ces personnes qui entassent leurs e-mails.
Parmi elles, il y a celles qui laissent effectivement le tas se faire et d’autres qui essayent tant bien que mal de créer un dossier par sujet, tout en espérant garder la tête hors de l’eau face à ce flux d’informations.
Les premières ont abandonné l’idée d’efficacité personnelle et d’écologie.
Les deuxièmes se retrouvent à se balader parmi 50 dossiers. C’est pas top, mais c’est mieux que rien.
Tu verras qu’il existe une manière de trier sans multiplier les dossiers et qui permet de tout voir d’un seul coup d’œil.
… que pour la planète
Les chiffres parlent d’eux-mêmes :
- L’envoi d’un e-mail avec une pièce jointe : 19 g de CO2
- Stocker un e-mail pendant un an : 10 g de CO2
Un Français reçoit en moyenne 39 e-mails par jour et stocke de 10 000 à 50 000 e-mails inutilement. Je te laisse faire les calculs.
Pour approfondir le sujet et voir les sources de ces chiffres :
- Quelle est l’empreinte carbone d’un e-mail ?
- Vos mails polluent autant que les avions…
- Nettoyer et trier ses mails pour aider à réduire la pollution numérique
Après ça, j’espère que tu es prêt(e) à passer au nettoyage.
Le cas Gmail
Gmail, une fois j’ai testé, et ça ne m’a pas plus.
Du coup, j’ai pas l’air con.
On parle de trier ses e-mails et je ne connais pas le service de messagerie le plus utilisé.
Cependant, voici ce que j’ai pu en comprendre rapidement :
- L’interface met en avant davantage les libellés plutôt que les dossiers
- Il y a de base un tri intelligent entre les e-mails normaux, les e-mails des réseaux sociaux, et les newsletters promotionnelles
Tu t’en doutes, je suis contre cette façon de faire.
C’est tout à fait le type d’interface qui t’incite à tout garder et ne rien supprimer.
Et ça les arrange !
Plus tu gardes d’e-mails, plus ils ont d’informations.
Et plus ils ont d’informations, plus les algorithmes peuvent comprendre de choses.
Alors pourrait-on prendre le raccourci de dire que trier ses e-mails, c’est aussi bon pour la vie privée ?
J’ai envie de dire que oui.
Malgré tout, si tu es utilisateur de Gmail et que tu as envie d’apporter ton point de vue ou une correction à cet article, je t’invite à le faire dans les commentaires.
Quels dossiers créer pour bien trier ?
Quand on parle de trier des e-mails par dossier, le réflexe naturel est d’en créer un par sujet important.
Par exemple, quand j’étais étudiant, je créais un dossier par année d’étude, un dossier pour ma recherche de stage/alternance, un dossier « famille » pour les e-mails venant de … ma famille, bravo tu suis.
Aujourd’hui, tu auras peut être un dossier factures, impôts, relevés de banque – est-ce que tout tourne autour de l’argent quand on est adulte ? – et le dossier famille ! Celui-là, il ne bougera pas avec les années.
Mais bref, tu te retrouveras vite avec beaucoup de dossiers.
En fait, pour espérer avoir un tri minimaliste, il faut prendre de la hauteur et ainsi pouvoir voir sa boite e-mail d’un peu plus loin.
Comme la dernière phrase fait un peu trop vieux moine bouddhiste, je vulgariserai en disant que la solution consiste simplement à trier de manière moins fine.
Un tri minimaliste
Actuellement, je n’ai besoin que 3 dossiers pour trier mes e-mails perso.
- Done
- News
- TheMoment
Alors oui c’est en anglais, car les mots sont plus courts.
Mais peu importe le nom que tu leur donneras, le plus important est de comprendre le principe. Et si tu parles anglais, tu l’as déjà compris.
« Done« , c’est lorsqu’une action de ta part est requise ou déjà faite : télécharger, confirmer ou acheter (tu sais, les e-mails avec facture). Ça peut être également tous les échanges entre amis pour organiser une sortie ou un week-end. Une fois que c’est fait, hop ! Dans le dossier « Done ».
« News« , ce sont tous les e-mails à titre informatif, généralement des newsletters et autres e-mails non sollicités. Ces e-mails ne sont vraiment pas importants et n’ont pas besoin d’être stockés indéfiniment. Personnellement, je ne les garde qu’un an. On verra par la suite comment les supprimer automatiquement.
« TheMoment« , là c’est l’équivalent d’un album souvenir. C’est tous les échanges importants que tu voudrais garder toute ta vie. Des discussions de famille ou entre potes avec les photos qui vont bien.
Voici ce que j’ai ajouté à ma boite pro
- Useful
- Logs
Là encore, les anglophones auront tout de suite compris :
« Useful » pour les informations importantes que l’on est susceptible d’avoir besoin régulièrement.
Quant à « Logs« , il s’agit de tous les e-mails non sollicités sauf que contrairement à « News« , ce sont des e-mails qui ne nous concernent pas.
Tu sais, ces collègues qui ont la fâcheuse tendance à mettre en copie ceux qui ne sont pas concernés.
Dans mon cas, certains vont dans le dossier « Logs« , d’autres directement à la corbeille. Sachant que ma corbeille est automatiquement vidée chaque matin, tu peux imaginer ma radicalité à ce sujet. D’ailleurs, ça étonne certains de mes collègues.
Et bien oui, notre monde est déjà trop inondé d’informations, alors essayons de nous en épargner certaines. Merci.
Stéphane Édouard expliquait – dans son séminaire productivité, je crois – que lorsqu’un collègue ferait ça, il suffirait de répondre à tout le monde : « je n’ai pas compris ce que je devais faire de cette info ? Qu’est-ce que tu attends de moi ? »
Au bout de trois fois, ces collègues arrêteraient de te mettre en copie. Personnellement, je n’ai jamais essayé, mais si ça te tente.
Et j’oubliais : mon dossier « Logs » ne stocke les e-mails que pendant 45 jours, en gros un mois et demi.
« 3 à 5 dossiers, ça ne me suffit pas ! »
Alors ta vie n’est pas encore assez simplifiée.
Par exemple, je connais des commerciaux qui ont un dossier par client, pour quoi ? Pour retrouver facilement tous les échanges ?
Mais c’est à ça que sert la fonction recherchée d’une boite mail ! Et ça fonctionne également dans le domaine du privé, exemple de ceux qui sont adhérant de plusieurs associations.
Dans ce cas, j’imagine qu’ils auront un dossier par associations fréquentées, mais encore une fois, c’est se compliquer le tri.
Bon ! Si vraiment ça te démange, tu peux créer les dossiers de tes clients et associations, comme sous-dossier de « Done » et « News ».
Mais tu verras qu’à l’utilisation, on peut s’en passer.
Maintenant que le tri est effectué, ça serait pas mal que notre boite mail supprime automatiquement les e-mails dont on a plus besoin.
Supprimer automatiquement des e-mails après un temps donné …
… et surtout sur un dossier en particulier ! Ben oui, parce qu’un e-mail qui est dans la boite de réception depuis 3 ans, ça serait mieux qu’il reste dans ta boite !
Par contre, une newsletter promo de l’an dernier – qui sera rangée dans le dossier « News » 😉 – elle, aura son rendez-vous avec les éboueurs.
Chez les services de messagerie électronique les plus connus (Gmail, Outlook.com, Yahoo! Mail), il n’existe pas de suppression automatique autre que celle de la corbeille.
Donc ce n’est pas ce que l’on veut.
Pour pouvoir le faire, il faut obligatoirement passer par un client mail type : Thunderbird ou Outlook (version bureau, pas web).
À défaut d’inclure un tutoriel dans cet article déjà un peu trop long, voici 2 liens pour t’inspirer :
Un mot sur Cleanfox
Lorsqu’on recherche du contenu pour trier ses e-mails à des fins écologiques, on tombe rapidement sur un site qui s’intitule Cleanfox.
Le site présente en fait une application qui va se connecter à ta boite pour aller supprimer automatiquement des types de newsletters que tu auras sélectionnés.
Le site explique également que l’application est gratuite grâce à la commercialisation de statistiques anonymisées sur les e-mails d’e-commerce qu’ils trouvent lors du nettoyage.
Très honnêtement, je doute de la sincérité de Cleanfox à vouloir d’abord agir pour l’environnement, surtout en lisant une de leur phrase : « Foxintelligence est une société d’études de marché sur le e-commerce« .
Cette parenthèse étant faite, à toi de te faire ton propre avis.
Continuons, j’ai gardé le meilleur pour la fin.
Le tri, façon réseaux sociaux
C’est là que tu vas être récompensé d’avoir lu jusqu’ici.
« Le tri façon réseaux sociaux », même Gmail ne le propose pas. (Ou alors pas à ma connaissance – dis-moi en commentaire si je me trompe.)
Tu passes déjà du temps sur Facebook, Instagram, Twitter ou YouTube ? Du coup, vois-tu où je veux en venir ?
Tous ces sites fonctionnent de la même façon : sur la page principale, ils te proposent du contenu : ce que tu aimes, tu le consultes, le reste tu l’ignores.
Lorsque tu quittes le site ou l’application et que tu reviens dessus, les réseaux te proposent d’autres contenus.
Maintenant, imagine que ça fasse exactement pareil avec tes e-mails inutiles, tout en gardant évidemment ceux qui sont importants dans la boite de réception.
En d’autres termes, tu ouvres ta boite de réception, il y a un mélange d’e-mails importants et des newsletters superflues. Tu lis tes e-mails puis tu refermes ton application.
Au moment où tu reviendras dessus, les newsletters auront disparu, c’est-à-dire qu’elles se seront rangées toutes seules dans le dossier « News ». Tu ne verras que les derniers e-mails importants.
Sexy comme idée, n’est-ce pas ?
En tout cas, c’est beaucoup plus efficace que les onglets « Réseaux sociaux » et « Promotions » de Gmail. Pourquoi ?
Parce qu’avec l’interface de Gmail tu n’as pas une vision d’ensemble d’un seul coup d’œil. Tu es obligé de cliquer sur les différents onglets si tu veux tout voir.
Alors, comment mettre en place ce tri façon réseaux sociaux ?
Je le dévoilerai bientôt ici.
J’attends d’abord des retours dans les commentaires via le formulaire qui se trouve plus bas.
Dis-moi si ça te parait une bonne idée ou si tu connais des services mails qui le font déjà.
À ton clavier !
Crédit photo de couverture Andrea Piacquadio